【リーダー・職制向け】会議の心構え・注意すべき事
2018年 4月1日 日曜日
先日、新社会人向けに会議の進め方の記事を書きました。
会議を円滑に進めるためには、主催者による前準備が非常に大事です。
しかし実際は、主催者だけではなく、参加者に対しても意見・アドバイスを行う際の
「心構え」が必要です。
そこで今回は「適切な意見・アドバイス」を行う際に注意してほしい
「心構え・注意すべき事」について、特にリーダーや職制に向けた内容を書きたいと思います。
まず、なぜ今回リーダー・職制をターゲットとしたか、それは他の人に与える影響が
あまりにも大きいためです。
私が参加した会議でも、過去こんな事がありました。
ある商品における「試作品の材料手配」の認可を目的とした会議が開催されたときの話です。
主催者は勤続5年程の若手社員であり、彼の所属する部門の職制はもちろん、他部門のリーダークラスやプロジェクトリーダー含め、15人前後が参加した重要な会議です。
主催者の所属部署課長が、主催者に対して「確からしいが要領の得ない、望む回答が分からない」
質問を何度も投げ掛けます。
私を含め他部門の職制方も、いまいち要領を得ないと感じてはいますが、他部門でかつ非常に専門性の高い話題のため、口を挟みづらい状況です。
さらに本来の趣旨が「材料の発注」のみに関わらず、それに反する質問を始め、何故発表しない、何故資料を作らないと叱責します。
会議は2時間も続き、その成果は主催者に対する追加評価と会議の再開催のみとなりました。
会議に参加した方の印象は、
・ 何故自部門内で完結できる内容を事前に処理しなかったのか
・ 何故本来守るべき部下を皆の前で晒すような事をするのか
・ 時間を無駄にした
と、当然酷いものです。
上記課長は、「事前に処理したら会議は形だけのものになってしまい、開催する意味が無くなる」との考えから、事前のチェックは行わない方針であると聞きました。
確かに課長の考えも理解は出来ますが、リーダークラスを会議で拘束する事で発生するコストや、
業務の効率化という観点からも、適切では無いと考えます。
課長がその持論を貫く事で得るものは何か
周囲から「発言が曖昧だ」、「会議が長い」、「部下を背中から撃つタイプ」と判断され、著しく低下した信頼性のみです。
会議の目的に対して適切でない発言・アドバイスは、対応する人も、発言する人も、誰にとってもマイナスにしかならないのです。
そのため、会議に参加する際は下記の事に注意しましょう。
【心構え・注意すべきこと】
1．(前提：他部門を含む打ち合わせの場合) 事前に部下と資料等の確認を行いましょう
他部門の方が参加される会議では、部下と会議の事前打ち合わせを行い、
自部門で確認できる事は予め済ませておきましょう。
会議とは様々な人が忙しい中、自分の時間を割いて参加されています。
会議の場では、あくまで共通した目的に関する議論に終始して下さい。
2．発言は会議の目的と合致しており、理路整然とした内容を心掛けましょう
思いつきをその都度発言しては、主催者のみならず会議そのものを混乱させます。
発言する前に、その内容を一旦頭の中で整理してください。
感情的は発言は相手に響きません。
会議で発言する事だけで、あなたの評価が上がる事もありません。
3．発言は、今この会議の場で確認しなければならない事か意識しましょう
事前に開催資料の確認を終えていたとしても、会議進行中にふと気づいてしまう事、
思い出してしまった事もあるでしょう。
しかし他部門の方も巻き込んで、一つの結論を目指して進んでいます。
あなたが気になっていても、他の参加者に影響を及ぼさない内容であるなら会議後、
主催者と直接話す事で対応して下さい。
4．アドバイスは、やるべき事が明確であり、目標が設定されているか意識しましょう
あなたはアドバイスをしているつもりでも、抽象的な内容ではあなたの意図と異なる
結果を提示される可能性があります。
そのため、やるべき事は機械的に行えるべく示し、ここまでやれば判断できる、
という目標と判断基準が明確なアドバイスを与えましょう。
会議に参加する際の心構え・注意すべきことにについて取り上げましたがいかがでしたか。
職制・リーダークラスとしては、通常の業務不可が多いため、事前確認を行わず、会議の場で全て指摘したい事でしょう。
しかし昨今、働き方改革や業務効率化が叫ばれており、企業としても改善に掛からなければならない状況です。
上記注意すべき事を念頭に会議を円滑に進める事で、業務全体の効率は間違いなく改善します。
そして「会議の進行がスムーズ」・「この人の意見は適切だ」という印象は、会議の参加率や自身のイメージ向上にも貢献します。
これまで培ってきた仕事の進め方を一度に変える事は大きなストレスを感じ、困難を伴いますが、
上記心構えについて、ほんの一部でも頭の片隅に留めて頂けると幸いです。
コメントする