【新入社員向け】会議の進め方
2018年 3月29日 木曜日
来週から4月になります。
4月になればこれまで学生だった方が新社会人として会社生活が始まります。
私も入社以来、社会人としての技能を習得すべく、様々な社内・社外の研修を受けました。
特に近年はコミュニケーションの重要性が大きく取り上げられている事もあり、ロジカルコミュニケーションやプレゼンテーション研修といった、人に伝える技能の研修を受講しました。
しかしプレゼンテーションより頻繁に行われており、非常に重要かつ日常的な業務であるにも関わらず、研修の類がなかったものがあります。
それは「会議の進め方」についてです。
何故会議の進め方が重要なのかと言えば、この進め方次第によって「共有する情報の密度」・「参加者の拘束時間」・「主催者への評価」に大きく差が現れるためです。
私は会議の進め方を入社以来同じチームの先輩から大雑把に教わり、今も勉強中ではありますが、「やってはいけないこと」と「準備しないといけないこと」を自身の経験から、特に新社会人の方に共有できればと思います。
私自身はメーカーに所属しているため、進め方が合わないと感じる方もいるかもしれませんが、そこは各々の業務内容に合わせアレンジ頂ければと思います。
【やってはいけないこと】
まず「やってはいけないこと」、これは非常に簡単です。
何も準備せずに会議を開催してはいけません。
当たり前じゃないかと思われる方がいるかもしれませんが、以外とこういった方が見受けられます。
前述したとおり、私はメーカーに所属しておりますが、「こういった課題がありました、どうしたらよいですか？」とだけ宣言し、そこから何も資料の類を用意していない会議を何度も経験しました。
その結果どういう会議になったか、沈黙です。
皆うーんと悩み、まずどういった状況から発生したのか教えてくれと言い、主催者はサーバーから数値しか記載されていないファイルを提示する。わかりづらいから質問する。またサーバーから資料を探し出す。
はっきり言って時間の無駄です。
人はその場で考えろと言われても、なかなか考えが浮かぶものではありません。
会議とは参加される方の時間もいただきながら情報を共有し、今後の方針を決めるためのものです。
話しを聞く状況以外の場で沈黙が発生したら、それは会議の失敗と捉えましょう。
【準備しないといけないこと】
会議の目的によって多少の進め方を変える事はありますが、私は基本的に下記フォーマットに沿って進めます。
1．タイトル
2．前提 (前情報)
3．会議の目的
4．結論
(5．詳細説明の後に回す事もあります。)
5．詳細説明
6．今後の予定
会議では、具体的な情報を提示すれば、具体的な回答が返ってきます。
そのため、可能な限り「具体的に書く」事を心がけて下さい。
一例として、商品Aのカラーバリエーション追加の検討を依頼する会議を開催するとします
1．タイトル
商品Aのカラーバリエーション追加検討会議
2．前提 (前情報)
商品Aとは (商品の説明、いつ発売したか、どのような商品か)
3．会議の目的
商品Aのカラーバリエーション展開について協力を頂きたい
4．結論
2週間後、再度情報を持ち寄り課題の有無を確認する
5．詳細説明
3色増やす場合、下記の観点で関係部門に調査頂きたい
※QCD形式の表でまとめるのが分かりやすい)
Q ： クオリティ(品質) 例)材質は何か、塗装するか、信頼性は、課題はあるか
C : コスト(費用)
D : デリバリー(いつから対応可能か)
6．今後の予定
※項目・担当・納期を明確にしたフォーマットを用意するとわかりやすい
・カラーバリエーションのQCD確認 外装メカ部門 4/2W
・課題の有無確認会議 外装・メカ部門、生産部門 4/2W
・承認会議 戦略部門 4/3W
・材料手配 調達部門 4月中
重要なことですが、会議資料の細部は間違っていても構いません。
(会議の目的がブレるのは駄目ですが・・・)
自分の提示した案が結果的に全て適切と判断されなかった場合でも、具体的な情報が提示されている場合は参加者から「こうした方が良いのではないか」とアドバイスを頂ける事が経験上多いです。
会議を主催するにあたり勘違いをされる方もおりますが、主催者が全てをコントロールする必要もありません。
会議とはこちらが持つ情報を提示し、より適切な意見・方法を皆から得て、今後行う事を具体的にする事が目的となります。
自身が行った事を説明し、皆に理解・承認を頂くプレゼンとは根本的に異なり、間違った意見を言っても自分の案が反対されてもいいのです。
慣れないうちは議論がなかなかうまく進まないことや、反対意見を言われへこむ事もあるかと思いますが、具体的な情報を提示するよう意識しながら回数をこなすことで、円滑な会議を推進することが出来るようになります。
会議の行う際の一例を取り上げましたがいかがでしたか。
新社会人の方にとっては、全てが新しいことばかりです。
当然失敗もするし、怒られる事があるかもしれません。
つらいこともたくさんあるかと思います。
失敗やつらい事が全てあなたの糧になるとは言いませんが、失敗したらその理由と対策を意識する事で、失敗する回数を減らす事が出来ます。
失敗の回数が減ると同時に褒められる事が増え、仕事が楽しくなるかもしれません。
今後社会人生活を送る上で、少しでもあなたへのアドバイスになればと思います。
